Whistleblowerordning
KU Studenteridræts Whistleblowerpolitik
1. Indledning og formål
1.1 KU Studenteridræts whistleblowerordning har til formål at sikre, at en whistleblower kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser omfattet af lov om beskyttelse af whistleblowere, som har tilknytning til KU Studenteridræt på en fortrolig måde uden frygt for negative konsekvenser.
1.2 Et bærende element i whistleblowerordningen er, at medlemmer, ansatte og andre der indberetter, kan føle sig trygge ved at anmelde uregelmæssigheder eller mistanke om uregelmæssigheder. Det fordrer naturligvis, at alle indberetninger behandles fortroligt. Vi har valgt at vores whistleblowerordning administreres af Lund Elmer Sandager Advokatpartnerselskab (LES) som eksterne advokater for at sikre professionel og effektiv behandling af sagerne og den højeste grad af fortrolighed.
2. Hvem behandler indberetninger?
2.1 Indberetninger til KU Studenteridræts whistleblowerordning behandles af LES. Alle henvendelser behandles fortroligt, og du kan indberette anonymt.
Når du indberetter modtager LES indberetningen. LES har tavshedspligt om din identitet i håndteringen af sagerne og har faste procedurer for behandling af indberetningen.
Indberetning
Du kan indberette et forhold ved at udfylde webformularen, der er tilgængelig på: KU Studenteridræts whistleblowerportal.
Al kommunikation via systemet foregår sikkert og beskyttet. Du kan læse mere om beskyttelsen i FAQ, som du finder på samme link.
2.2 Alle spørgsmål vedrørende whistleblowerordningen kan rettes til LES via whistleblower@les.dk.
3. Hvad kan indberettes via ordningen?
3.1. KU Studenteridræts whistleblowerordning kan anvendes til indberetning af oplysninger om:
1) Alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, såsom:
Overtrædelse af eventuel tavshedspligt - Misbrug af økonomiske midler - Tyveri - Svig - Underslæb - Bedrageri - Bestikkelse - Brud på arbejdssikkerheden - Enhver form for sexchikane - Grov chikane, f.eks. mobning, vold og chikane på grund af race, politisk eller religiøst tilhørsforhold, - Bevidst vildledning, - Overtrædelse af skattelovgivning, - Alvorlig brud på IT-sikkerhed. Desuden:
2) Overtrædelser af EU-retten, som er omfattet af anvendelsesområdet for whistleblowerdirektivet, dvs.:
Hvidvask - Produktsikkerhed- og overensstemmelse - Miljøbeskyttelse - Folkesundhed - Forbrugerbeskyttelse - Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger - Netværks- og informationssystemers sikkerhed.
3.2 Der kan indberettes om enhver oplysning, herunder rimelig mistanke, om faktiske eller potentielle overtrædelser eller alvorlige forhold, der er defineret i punkt 3.1, som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil finde sted hos KU Studenteridræt og om forsøg på at skjule sådanne overtrædelser.
3.3 Andre forhold, som f.eks. utilfredshed med lønforhold, samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed over ikke at blive benyttet som frivillig, eller personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen kan ikke indberettes i whistleblowerordningen. Sådanne oplysninger kan i stedet indgives via de sædvanlige kommunikationsveje.
3.4 Er du berettiget i tvivl om hvorvidt din mistanke eller det forhold, du er blevet opmærksom på, falder ind under whistleblowerordningen, opfordres du til at indberette forholdet alligevel. LES vil herefter vurdere om forholdet falder inden for whistleblowerordningen.
4. Hvem kan benytte ordningen?
4.1 Følgende persongrupper kan anvende KU Studenteridræts whistleblowerordning:
- Ansatte og tidligere ansatte
- Foreningens medlemmer
- Frivillige ulønnede ledere (bestyrelsesmedlemmer, udvalgsmedlemmer, trænere og andre frivillige)
- Samarbejdsrelationer med bestående relationer
4.2 Personer, der ikke er omfattet af personkredsen, kan ikke indberette via whistleblowerordningen.
I stedet kan disse personer indberette via de sædvanlige kommunikationsveje.
5. Indberetningens indhold - beskrivelsen af det som indberettes
5.1 Når whistleblowerenheden skal undersøge det indberettede, er det vigtigt, at det indberettede belyses bedst muligt af whistlebloweren. Er indberetningen uspecificeret, eller indeholder den udelukkende meget brede beskyldninger, som ikke er præciseret, er det ikke muligt for whistleblowerenheden at foretage en nærmere undersøgelse af indberetningen.
5.2 Whistlebloweren bør derfor eksempelvis oplyse følgende:
En beskrivelse af forholdet, - hvem er den/de involverede, - er ledelsen bekendt med forholdet, - er der dokumentation for påstanden, - er andre bekendt med mistanken om forholdet, - kan der findes yderligere oplysninger om forholdet, - hvor lang tid har forholdet stået på.
6. Hvor kan der indberettes?
6.1 Indberetning til whistleblowerordningen foretages via den elektroniske formular. Formularen er sat således op, at indberetningen behandles fortroligt og sikkert. Der er også mulighed for anonymitet. Læs mere nedenfor i afsnit 8.
6.2 Behandlingen af indberetninger til whistleblowerordningen foretages af LES. LES behandler sagerne selvstændigt og uafhængigt af ledelsen i KU Studenteridræt. LES rapporterer vedrørende whistleblowersager til den øverste ledelse. LES kan dermed sikre effektiv behandling af indberetningen og samtidig værne om indberetteren og sikre habilitet i forbindelse med håndteringen af indberetningen.
6.3 Alle indberetninger til whistleblowerordningen tages alvorligt og behandles fortroligt. Identiteten på indberetteren offentliggøres alene efter forudgående aftale med anmelderen eller til myndigheder, hvis LES eller KU Studenteridræt har pligt hertil i forbindelse med indberetning, eller hvis det er nødvendigt af hensyn til et juridisk efterspil. Se mere nedenfor i afsnit 8.
7. Whistleblowerenhedens behandling af indberetninger
7.1 Sagsbehandlingen i forbindelse med en indberetning til whistleblowerordningen følger følgende skridt:
7.1.1 Indberetning modtages hos LES
7.1.2 Vurdering af om forholdet falder inden for whistleblowerordningen
7.1.3 Nærmere undersøgelse af forholdet
7.1.4 Rapportering og anbefaling til rette ledelsesniveau
7.2 Indberetninger som vurderes at falde uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde kan videresendes til rette ledelseslag til videre behandling efter aftale med indberetteren. Indberetningen slettes herefter i whistleblowersystemet.
7.3 Indberetteren får løbende besked om sagens udvikling i det omfang det er muligt og kan under sagsbehandlingen blive kontaktet for opfølgende spørgsmål.
7.4 LES kan løbende inddrage nødvendige ressourcer fra KU Studenteridræt for at foretage nødvendige undersøgelser i forbindelse med indberetningen. Dette vil ske i samarbejde med én af de to kontaktpersoner vi har udpeget. LES må i denne forbindelse alene videregive de oplysninger, som er nødvendige for, at klubben kan udføre undersøgelsen. LES har mulighed for at bede de pågældende medarbejdere underskrive en fortrolighedserklæring inden arbejdet påbegyndes.
8. Tavshedspligt og behandlingsgrundlag
8.1 Medarbejdere, der er tilknyttet KU Studenteridræts whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne. Tavshedspligten omfatter kun oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten.
8.2 KU Studenteridræts whistleblowerenhed behandler under alle omstændigheder i videst muligt omfang indberetninger fortroligt.
8.3 Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven. Whistleblowerenheden kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med den pågældende whistleblowerordning.
8.4 Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på indberetningerne. Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvis en sådan underretning konkret vurderes at ville medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.
9. Beskyttelse af whistleblower og misbrug af ordningen
9.1 Alle der foretager indberetninger til whistleblowerordningen i god tro, er beskyttet mod enhver form for ansættelsesretlige repressalier, chikane, udstødelse, diskrimination, uretfærdig behandling, skade på omdømme, sortlistning, afbrydelse eller ophævelse af samarbejde, tilbagekaldelse af tilladelse m.v.
9.2 Enhver der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter kan blive mødt med ansættelsesretlige, civilretlige og i nogle tilfælde strafferetlige sanktioner.
9.3 Det kan have ansættelsesretlige konsekvenser at foretage anmeldelser til whistleblowerordningen i ond tro fx med henblik på chikane. Det samme gør sig gældende ved indberetning af forkerte oplysninger, såfremt indberetter er bevidst om, at oplysningerne er forkerte på indberetningstidspunktet.